Uz web balstītu risinājumu darbu kārtošanai sarakstos ir ļoti daudz. Es apskatīšu dažus, kas man likās noderīgākie vai interesantākie.

Remember the milk

http://www.rememberthemilk.com

Nezinu, kā Latvijā, bet ārvalstīs ļoti populārs serviss. Ļoti vienkārša atgādinājumu sistēma atgādinājumiem par veicamajiem darbiem. Veicamajiem darbiem var norādīt izpildes laiku, pievienot tagus un piezīmes (turklāt vienam atgādinājumam pat vairākas).

Pamatā tas ir web serviss, bet pieejami arī uz datora instalējami papildinājumi Windows un Mac sistēmām, kas padara atgādinājumu / uzdevumu pievienošanu ērtāku:

http://www.pijnappel.de/blog/PermaLink,guid,8252f941-2e8b-4a3b-8a43-7a26d3468460.aspx – desktop tool for windows

http://groups.google.com/group/rememberthemilk-api/files – desktop tool for mac

Izmēģināju Windows paplašinājumu darbam no datora. Tā ir maza programmiņa, kas klusi sēž TaskBin un ir ātri izsaucama, lai varētu ērti pievienot jaunu uzdevumu. Nekas vairāk. Lai redzētu uzdevumus nāksies vien iet uz pašu mājas lapu.

Daudzi it kā ir iecienījuši šo servisu. Tas noder, ja nepieciešamas vienkāršs atgādinājumu rīks. Tomēr tas nav priekš manis. Atgādinājumiem es izmantoju Microsoft Outlook vai Google kalendāru. Pie tam abi minētie labi sadzīvo savā starpā, turklāt pēdējais sūta atgādinājumus arī uz mobilo telefonu. Tāpēc man nav vajadzīgs atsevišķs serviss.

NowDoThis

http://nowdothis.com/

No pārējiem apskatītajiem NowDoThis atšķiras ar savu ideju – tas neparāda visu uzdevumu sarakstu  uzreiz, bet tikai vienu uzdevumu. Kad tas izpildīts, tiek parādīts nākamais uzdevums. Šāda pieeja varētu palīdzēt tiem, kas šaudās no viena uzdevuma pie nākamā un nevar izlemt, ar ko sākt. Nekādas citas papildus iespējas – piemēram, piezīmju vai uzdevuma termiņa pievienošana – šim rīkam nav. Tikai uzdevums un poga “padarīts”.

TreeDoList

http://treedolist.com/

Vienkāršs un ērts rīks darbu kārtošanai herarhiski vairākos līmeņos. Katram saraksta punktam var pievienot piezīmi, saiti, RSS barotni un uzdevuma termiņu. Sarakstu var kārtot vienkārši ar peli pārvelkot uzdevumu vajadzīgajā ietā. Ielogoties var izmantojot OpenID. Tāpēc pluss, ka nav jāatceras vēl viens lietotājvārds un parole.

Springpad

http://www.springpadit.com

Šis ir rīks ar ļoti plašām iespējām, lai veidotu daudz un dažādus sarakstus. Tajā ir kalendārs, kontaktu grāmata un iespēja atlasīt veicamos darbus pēc dažādām pazīmēm. Uzdevumiem var pievienot birkas (tagus), piezīmes un failus. Pluss ir arī tas, ka uzdevumus var sinhronizēt ar Google Calendar, kā arī veidot kolektīvus uzdevumu sarakstus. Patiesībā SpringPad ir kas vairāk par uzdevumu sarakstu rīku un var jau pretendēt uz projektu vadības rīka statusu.

GMail tasks

http://mail.google.com/tasks/ig

Ne īpaši reklamēts, bet sen gaidīts Google web biroja risinājums. Vienkāršs, kompakts un bez visādiem “pribambasiem”. Ļoti ērts lietošanā. Saraksts kārtojams vairākos līmeņos un kārtošanu var veikt vienkārši ar peli pārbīdot saraksta punktus vajadzīgajās vietās. Katram uzdevumam var pievienot piezīmi un termiņu. Uzdevuma izpildi atzīmē, ieliekot ķeksi pie uzdevuma.

Patiesībā var veidot vairākus sarakstus, piemēram, vienu ar darbam, bet otru – personīgām vajadzībām, vai arī dalīt pa dažādiem projektiem. Pārslēgšanās starp sarakstiem arī ir ļoti ērta. Taču pati noderīgākā lieta – GMail tasks ir ļoti parocīgs atvēršanai interneta pārlūka sānu logdaļā (sidebar). Tad tas vienmēr būs acu priekšā.

Lai sarakstu dabūtu pārlūka sānu logdaļā, GMail tasks vispirms ir jāpievieno pārlūka saitēm (bookmarks) un tad saites uzstādījumos (properties) jāieliek ķeksis pie “Load this bookmark in sidebar”. Tas arī viss.

Savas vienkāršības un lietošanas ērtuma dēļ pagaidām GMail tasks ir manis iecienītākais uzdevumu sarakstu rīks. Tam gan ir arī daži trūkumi – piemēram, nevar apslēpt apakšuzdevumus un, līdz ar to, ja saraksts kļūst apjomīgāks, tas paliek grūti pārskatāms. Taču īsiem ad hoc uzdevumu sarakstiem GMail tasks ir neaizstājams.

Todoist

http://todoist.com

Līdz ar Gmail tasks šis ir mans iemīļotākais rīks no visa minētā klāsta. Tāpat kā Gmail tasks, tas ir vienkāršs, taču ar plašākām iespējām. Ar Todoist var veidot daudzus vairāku līmeņu (hierarhiskus) uzdevumu sarakstus ar vairākos līmeņos izkārtotiem uzdevumiem. Katram uzdevumam var pievienot izpildes datumu, piezīmi, birkas, priortāti un uzlikt atgādinājumu. Uzdevumus var ērti atlasīt pēc dažādām pazīmēm – piemēram, izpildes datuma vai birkas. Apakšuzdevumus var apslēpt, lai netraucē, ja to ir daudz. Vispār, izvēlētais uzdevumu un to sarakstu organizācijas princips mani ļoti apmierina. Tāpēc šo rīku es izmantoju ikdienā savu uzdevumu organizācijai.

Citi apskates vērti risinājumi

• http://www.toodledo.com/
• http://www.tadalist.com/
• http://www.checkser.com/
• http://30boxes.com/
• http://www.taskbin.com/
• http://www.wipeelist.com/
• http://www.task2gather.com/tms.html
• http://monkeyon.com/

Ar Printable checklist palīdzību var ļoti ātri un ērti sagatavot izdrukājamus uzdevumu sarakstus. Tieši mājas lapā sastādam savu sarakstu, izdrukājam un saraksts gatavs. Var likt mapē vai sraust pie sienas. Vengais, ko varētu vēl vēlēties – iespēju mainīt fontu lielumu, kā arī veidot hierarhiskus sarakstus.

Tāpēc liels bija mans prieks, kad dažas dienas atpakaļ uzzināju par Evernote. Evernote ir web piezīmju rīks, kas vienlaikus piedāvā uz sava datora uzstādīt atsevišķu programmu darbam ar piezīmēm. Piezīmes tiek sinhronizētas ar Evernote serveri. Un tas ir tieši tas ko es biju meklējis -  "desktop" piezīmju aplikācija (lai darbotos stabilāk un piezīmēm varētu piekļūt arī tad, ja neiet internets), kas sinhronizē piezīmes ar web serveri un ļauj tām piekļūt caur mājas lapu. Tomēr iespējas web aplikācijai un "desktop" apalikācijai mazliet atšķiras.

Piezīmes var iesūtīt arī caur e-pastu. Diemžēl tās nevar nosūtīt uz telefona numuru (kā, piemēram, uz twitter.com). Papildus uz iPhone un telefoniem ar Windows Mobile (5.x or 6.x) operētājsistēmu. Savukārt priekš Firefox ir pieejams spraudnis, kas padara ērtāku bilžu un teksta kopēšanu no mājas lapas. Rīkjoslā tiek pievienota jauna ikona:

Programmatūra un lietošana ir bezmaksas. Taču mēneša limits piezīmēm uz Evernotes servera ir 40 megabaiti. Kā saprotu, tā ir diska vieta, kuru var aizņemt. Katru mēnesi tā tiek skaitīta par jaunu un iepriekšējo mēnešu piezīmes netiek ņemtas vērā. Apjoms ir pietiekams teksta piezīmēm un pārdesmit bildēm (to daudzums atkarīgs no lieluma). Ja gribas vairāk, nāksies šķirties no 5 ASV dolāriem katru mēnesi. Tad limits tiek palielināts uz 500 megabaitiem mēnesī.

Evernote iespējas:

• pievienot piezīmēs tekstu, bildes (gan ievietot bildes, gan saiti), saites, PDF failus, kā arī audio failus;
• veidot grafiskas piezīmes "ar roku" (noder smārtfonu un grafisko planšešu lietotājiem);
• grupēt piezīmes "piezīmju grāmatās";
• sinhronizēt piezīmes ar serveri un piekļūt tām caur mājas lapu;
• piezīmēs pievienot checkbox (nezinu, kā pateikt latviski), tādā veidā veidojot padarāmo darbu sarakstus.
• pievienot birkas jeb tagus;
• padarīt piezīmes pieejamas citiem (bet bez labošanas iespējas);
• importēt un eksportēt piezīmes;
• saglabāt meklēšanas iestatījumus, kas ļauj vēlāk ātri atrast piezīmes pēc noteiktiem parametriem;
• meklēt pēc atribūtiem: datuma, piezīmes avota (piezīme izveidota aplikācijā, weblapā, telefonā), vai satur bildes utt.

Izstrādātāji apgalvo, ka programma spēj atpazīt arī tekstu bildēs. Līdz ar to šīs bildes iespējams atrast meklējot pēc atslēgvārdiem. Tāpat ir iekļauta arī primitīva attēlu apstrādes iespēja.

Piezīmju importēšana:

• no OneNote [notestēt]
• no failiem: jpg, txt, html. PDF failus var pievienot kā pielikumus. Var iestādīt direktoriju, no kurienes faili tiek importēti automātiski.

Piezīmju eksports uz TXT, HTML un MHT formātiem. Bildes var saglabāt PNG formātā.

Trūkumi, kas iekrita acīs:

• par maz iespēju (lai arī pamatfunkcionalitāte ir nodrošināta), piemēram "desktop" aplikācijā attēlu apstrādes iespējas varēja būt ar vairāk iespējām;
• piezīmjgrāmatām nevar taisīt apakšsadaļas (kā tas ir Google Bookmarks);
• "desktop" aplikācijā nevar staipīt tekstu no vienas vietas uz otru (šī nu ir standartlieta, kurai būtu jābūt) un nevar ielikt atdalošo svītru (kas ir web aplikācijā);
• bija vēl šis tas, bet piemirsu – laikam ar nebija tik svarīgi.

Kopumā jāsaka, ka Evernote ir ļoti ērts rīks, ja nav īpašu prasību pret piezīmju noformēšanas iespējām, bet nepieciešams veikt piezīmes un piekļūt tām no dažādām vietām un ar dažādiem rīkiem. Piezīmes tiek sinhronizētas ar Evernote serveri. Bet strādāt ar Evernote "desktop" aplikāciju var arī tad, ja internets nav pieejams.

Tomēr kā web piezīmju rīks Evernote atpaliek no Google Notebook.  Te vēl mazliet jāpastrādā, lai panāktu Google. Taču ir potenciāls attīstīt mobilā telefona un "desktop" aplikācijas, tā krietni . Bet darāmā te ir daudz. Tāpēc ar nepacietību gaidu nākamo versiju.

Mani secinājumi paliek iepriekšējie – Google Docs joprojām nevar aizstāt MS Word (vai OpenOffice), lai apmierinātu visas prasības pilnvērtīgā dokumentu un prezentāciju sagatavošanā, taču ir ļoti noderīga, ja ar tekstu jāstrādā dažādiem cilvēkiem vai tas jādara no dažādiem datoriem (šai gadījumā alternatīva, protams, ir zibatmiņa). Vēl joprojām neesmu saņēmies izpētīt Zoho tiešsaistes biroja programmatūru, par kuru esmu lasījis labas atsauksmes. Šķiet, tie paši RWW nosauca Zoho par šobrīd pilnvērtīgāko web biroja aplikāciju.

Ja godīgi – es tomēr neredzu nekādu īpašu atšķirību no Google Notes. Taču šis rīks noderēs tiem studentiem, kam ir kādi iebildumu pret Google.

Kādi tad būtu galvenie secinājumi? Šobrīd OfficeLive nav uzskatāms par pilnvērtīgu tiešsaistes biroja programmu. Lai to izmantotu, uz datora jābūt instalētam MS Office (turklāt – ne vecākam par MS Office XP). OfficeLive drīzāk ir dokumentu sinhronizācijas un uzglabāšanas rīks (var uzglabāt failus 500 Mb apjomā). Tāpēc turpināšu izmantot GoogleNotebook (izmantoju plaši dažādām piezīmēm un pierakstiem) un GoogleDocs (šo izmantoju ļoti reti) vai MS Office + zibatmiņa (flešdisks).

Vēl atgādināšu, ka:
1) pastāv iespēja sinhronizēt MS Office dokumentus ar GoogleDocs;
2) tiem, kas ir zvērināti MS Office fani vai arī kam ir nepieciešamība šo programmatūru izmantot, joprojām MS Office 2007 var iegādāties par Ls 25,99. Tiesa, latviskoto versiju.

Un neliela piezīme par PDF rīkiem:
1) PDFHammer ir rīks, kurš ļauj rediģēt PDF dokumentus tiešsaistē. Noderīgs, ja nepieciešams ātri sagatavot vienkāršu PDF dokumentu vai jāveic izmaiņas nelielos PDF failos.
2) PDF to Word Doc Converter – bezmaksas rīks Windows lietotājiem, kas ļauj pārkonvertēt PDF dokumentu par Word dokumentu. Tiesa, ar sarežģītiem PDF dokumentiem tam var būt grūtības, bet ar vienkāršiem failiem tiekot galā bez grūtībām.

Taču šodien uzzināju par rīku, kas man lika atkal interesēties par Google docs – DocSyncer. Tā ir programma, kas ļauj sinhronizēt Google docs dokumentus ar datorā esošajiem. Tiesa, kamēr projekts ir beta stadijā sinhronizēt var tikai tos dokumentus, kas atrodas uz datora darba virsmas (desktopa) vai mapē “My Documents”. Diemžēl nevar norādīt atsevišķus failus, kurus sinhronizēt vai, gluži otrādi – izslēgt no sinhronizācijas. Tāpēc nāksies taisīt atsevišķu sinhronizējamo dokumentu mapi – es, piemēram, negribu atdot Googlei visus savus dokumentus. Vēl viens trūkums – sinhronizācija notiek periodiski un nav iespējams norādīt, ka lūk šo dokumentu es gribu sinhronizēt (vai augšupielādēt uz Google docs) nekavējoties.

Lai varētu lietot šo rīku ir jālejupielādē un jāuzinstalē maza programmiņa. Process ir ātrs un nesāpīgs. Taču līdz ar to šo rīku pagaidām var izmantot tikai Windows lietotāji. Āboļmīļiem nāksies nedaudz paciesties, bet tiek solīts atbalsts arī viņiem.

Kopējais iespaids par šo rīku – ideja ir laba, tas būs jāpapēta sīkāk. Mani interesētu sinhronizācijas iespēja starp vairākiem datoriem un Google docs. Protams, cītīgi jāgaida papildus uzlabojumi. Nez kāpēc Google nav ieviesusi šādu iespēju? Vai arī es kaut ko esmu palaidis garām?

Pirms pāris gadiem man tas likās pilnīgs absurds – kāpēc gan lai es glabātu un – jo vairāk – veidotu biroja dokumentus internetā? “Tas taču ir nedrošu un neērti!” – tāda bija mana pārliecība. Taču šobrīd manas domas arvien vairāk mainās par labu “virtuālajai” biroja programmatūrai, jo nu mana pārliecība ir, ka tas tomēr varētu būt ērti. Šobrīd piezīmēm lietoju Google Notebook. Visnotaļ ērts rīks, lai ātri izveidotu piezīmes, kurām var piekļūt no jebkuras vietas (ja vien tur ir internets). Vienkāršība, lietošanas ērtums un darbības ātrums ir šīs programmas lielākie plusi. Jaunu piezīmi var izveidot ar vienu klikšķi. Tām var pievienot arī bildes. Piezīmes var grupēt apakšsadaļās, kā arī veidot atsevišķas “piezīmju grāmatas”. Tiesa, viss darbojas labi, ja piezīmju ir maz. Jo vairāk piezīmju, jo vairāk laika vajadzēs, lai tās visas ielādētu un programmas darbība var kļūt nestabila. Vēl viens trūkums – piezīmes var izkārtot tikai divos līmeņos, bet dažkārt man ir nepieciešams vēl trešais.

Kādu laiku atpakaļ mēģināju lietot Google Docs, taču tas mani īsti neapmierināja. Dažādu funkciju trūkums, nestabilitāte un darbības ātruma samazinājums pie lielāka datu apjoma ir tās lietas, kas šobrīd mani padara skeptisku attiecībā uz interneta biroja programmatūras lietošanu. Tomēr ceru, ka ar laiku tā attīstīsies, kā arī pieaugs interneta ātrums un bažām, ka pēkšņi viss nokārsies svarīgākajā brīdī, nebūs pamata. Tāpēc turpināšu gaidīt.